Zeder LLC ("selenios.com"), registrada no Estado de Delaware, Estados Unidos, com domicílio em 16192 Coastal Highway, Lewes, DE 19958, é responsável pelo tratamento dos dados pessoais que coletamos e processamos através de nosso site e aplicação.

selenios.com é uma plataforma de recrutamento assistido por inteligência artificial que oferece serviços de sourcing, screening automatizado, agendamento de entrevistas, gravação e análise de videochamadas, e analytics associados a processos de seleção.

Esta Política regula a coleta, o tratamento, o armazenamento e a eliminação de dados pessoais em relação ao uso dos serviços da selenios.com. Aplica-se a candidatos, usuários de nossos clientes e a qualquer titular cujos dados sejam processados através de nossa plataforma.

Comprometemo-nos a respeitar as legislações de privacidade e proteção de dados vigentes nas jurisdições onde operamos, assim como os Princípios de Proteção de Dados da Rede Ibero-americana de Proteção de Dados (RIPD).

A selenios.com designou um contato interno responsável por coordenar os assuntos relacionados com privacidade e proteção de dados, atender consultas de titulares e servir de ponto de comunicação com clientes e autoridades.

• Contato: dpo@selenios.com

Suas funções incluem:

• Supervisionar o cumprimento das normativas aplicáveis de proteção de dados.
• Coordenar o exercício de direitos dos titulares (acesso, retificação, eliminação, oposição, portabilidade, limitação).
• Assessorar a equipe em boas práticas de manejo de dados pessoais.
• Atuar como ponto de contato frente a autoridades e clientes.
• Coordenar a gestão de incidentes de segurança de dados.

Processamos dados pessoais exclusivamente com as seguintes finalidades:

• Sourcing de candidatos: identificação e contato de candidatos potenciais para processos de seleção.
• Screening automatizado: análise e avaliação de candidatos através de ferramentas de inteligência artificial.
• Agendamento de entrevistas: coordenação de reuniões entre candidatos e clientes mediante a sincronização com calendários.
• Gravação e análise de entrevistas: captura, transcrição e resumo de videochamadas para assistir o cliente na tomada de decisões.
• Analytics e relatórios: geração de métricas e relatórios sobre processos de seleção.
• Melhoria do serviço: análise interna orientada a otimizar a plataforma.
• Cumprimento legal: atenção a obrigações legais e resposta a requerimentos de autoridades competentes.

Não utilizamos dados pessoais para finalidades distintas das informadas sem notificação prévia e, quando corresponda, sem obter novamente o consentimento.

Processamos as seguintes categorias de dados pessoais:

• Dados de identificação e contato: nome, sobrenome, e-mail, telefone, localização.
• Informação profissional: CV, histórico laboral, formação acadêmica, certificações, perfis públicos profissionais (por exemplo, LinkedIn).
• Interações com a plataforma: mensagens, respostas a questionários, comunicações por WhatsApp e outros canais habilitados.
• Conteúdo de entrevistas: gravações de vídeo e áudio, transcrições, notas de entrevista.
• Dados derivados: scoring do candidato, avaliações automatizadas, resumos gerados por IA.
• Dados técnicos: endereço IP, identificadores de dispositivo, dados de uso da plataforma, cookies.
• Dados de calendário: disponibilidade, eventos, participantes (quando o usuário conecta seu Google Calendar).

Não solicitamos dados sensíveis (saúde, opiniões políticas, dados biométricos ou outras categorias especiais). Se pela natureza de um processo de seleção um cliente incorporar informação deste tipo, o cliente é responsável por ter obtido o consentimento correspondente do titular e tratamos essa informação com o mesmo nível de proteção que o resto.

Os dados pessoais podem ser obtidos através das seguintes fontes:

• Diretamente do titular: formulários, respostas na plataforma, participação em entrevistas ou chamadas.
• Através de nossos clientes: os clientes podem carregar à plataforma informação de candidatos a quem já contataram ou que se candidataram a suas buscas.
• Integrações com serviços de terceiros: Google Calendar (quando o usuário autoriza a conexão), plataformas de videoconferência e ferramentas de mensageria habilitadas pelo cliente.
• Fontes públicas: perfis profissionais e outra informação disponível publicamente, utilizada unicamente com fins de sourcing.

Obtemos dados unicamente de fontes que razoavelmente entendemos lícitas. Quando os dados provêm do cliente, assumimos que o cliente obteve o consentimento do titular conforme suas próprias obrigações legais.

• Responsável pelo tratamento: quando interagimos diretamente com o titular e obtemos seu consentimento (por exemplo, registro no site, assinatura de comunicações).
• Encarregada do tratamento: quando processamos dados em nome de um cliente. Nesse caso, o cliente é o responsável e processamos os dados seguindo suas instruções e os termos do contrato.

Quando se requer consentimento:

• Antes de coletar dados pessoais diretamente do titular.
• Antes de ativar integrações que acessem dados do titular (por exemplo, Google Calendar).
• Antes de utilizar dados para finalidades novas não informadas previamente.
• Quando, excepcionalmente, se coletar informação sensível, mediante consentimento explícito e separado.

Opções do titular:

• Optar por não fornecer certos dados. Se os dados são necessários para prestar o serviço, informaremos as consequências (por exemplo, não poder participar de um processo de seleção).
• Retirar o consentimento a qualquer momento escrevendo para dpo@selenios.com. A retirada não afeta a licitude do tratamento anterior, mas pode limitar a possibilidade de seguir usando o serviço.
• Desconectar integrações (por exemplo, revogar o acesso ao Google Calendar desde sua Conta do Google).

Responsabilidade do cliente: quando atuamos como encarregados, o cliente é responsável por obter o consentimento informado de candidatos e usuários finais antes de incorporar seus dados à plataforma e informá-los como exercer seus direitos.

Compartilhamos dados pessoais unicamente com os terceiros estritamente necessários para prestar o serviço. Trabalhamos com fornecedores que contam com seus próprios padrões de segurança reconhecidos e, quando corresponde, com acordos de tratamento de dados (DPA) que regulam o uso da informação.

Nossos principais subprocessadores se encontram detalhados em nosso Trust Center: https://trust.selenios.com/subprocessors

Não vendemos dados pessoais. Não os utilizamos com fins de publicidade dirigida nem para perfilamento de marketing. Só divulgamos dados a outros terceiros quando exista (a) consentimento do titular, (b) instrução do cliente sob contrato, ou (c) obrigação legal.

Mantemos uma lista interna de subprocessadores e revisamos pelo menos anualmente as certificações de segurança vigentes dos principais (por exemplo, seus relatórios SOC 2 ou equivalentes).

Dado que utilizamos infraestrutura global, os dados pessoais podem ser transferidos a e processados em países distintos ao do titular. Toda transferência internacional se realiza com resguardos contratuais e técnicos que garantem um nível de proteção adequado.

Critérios de retenção: conservamos os dados pessoais unicamente pelo tempo necessário para cumprir as finalidades informadas, atender obrigações legais ou resolver disputas.

Prazos gerais:

• Dados de contas ativas: se conservam enquanto o cliente mantenha uma assinatura ativa.
• Dados após a finalização do contrato: se conservam até 90 dias depois de finalizado o contrato, salvo que a lei exija um prazo distinto.
• Tokens OAuth do Google: se revogam ao desativar a integração e os dados sincronizados se eliminam dentro dos 30 dias seguintes (as cópias de respaldo rotativas se purgam em um máximo de 90 dias).
• Solicitações de eliminação: se processam e registram. A informação identificada para destruição se elimina ou anonimiza de forma segura para prevenir perda, roubo, uso indevido ou acesso não autorizado.

Proteção durante a retenção: enquanto os dados permanecerem armazenados, aplicamos controles para evitar sua eliminação ou destruição acidental.

Garantimos aos titulares o exercício dos seguintes direitos:

• Acesso: saber quais dados pessoais temos sobre o titular e obter uma cópia.
• Retificação: corrigir dados inexatos ou incompletos.
• Eliminação: solicitar a eliminação dos dados.
• Oposição: opor-se a determinados tratamentos.
• Portabilidade: receber os dados em um formato estruturado e de uso comum.
• Limitação: restringir o tratamento em determinadas circunstâncias.
• Retirada do consentimento.

Como exercer os direitos:

1. Enviar uma solicitação para dpo@selenios.com.
2. Confirmaremos a identidade do solicitante por um meio razoável (tipicamente, validando que a solicitação provenha do correio associado à conta).
3. Responderemos dentro de um prazo de até 30 dias, prorrogável quando a complexidade o requerer, em um formato compreensível.
4. Se a solicitação for denegada (por exemplo, porque uma lei nos obriga a conservar a informação ou porque o cliente é o responsável pelo tratamento), informaremos por escrito o motivo e, quando corresponda, como apelar.
5. Quando corresponda, comunicaremos as correções ou eliminações aos terceiros com os quais houvéssemos compartilhado os dados.

Quando o titular é candidato de um cliente, derivaremos a solicitação ao cliente correspondente se este é o responsável pelo tratamento.

Procuramos manter os dados pessoais atualizados, completos e relevantes para as finalidades para as quais se processam. Os titulares e usuários são responsáveis por:

• Fornecer informação verídica no momento da coleta.
• Manter atualizada a informação que carregam na plataforma.
• Notificar-nos quando detectarem informação incorreta ou desatualizada.

Os titulares são notificados:

• No momento (ou tão logo seja possível depois) da coleta de seus dados pessoais.
• Antes ou no momento de mudanças relevantes nesta Política.
• Antes de utilizar dados para finalidades novas não informadas previamente.

Os meios habituais de notificação são: avisos dentro da plataforma, e-mail ao titular ou ao cliente responsável, e publicação da versão atualizada em nosso site. As versões anteriores desta Política se conservam internamente para documentar as comunicações prévias.

Utilizamos cookies para fazer funcionar o site, analisar o tráfego, lembrar preferências e melhorar a experiência do usuário.

Tipos de cookies:

• Essenciais: necessárias para o funcionamento básico.
• Desempenho: ajudam a entender o uso do site.
• Funcionalidade: lembram preferências.
• Marketing: entregam conteúdo ou anúncios relevantes.

O usuário pode aceitar, bloquear ou eliminar cookies desde a configuração de seu navegador. Desabilitar certas cookies pode afetar o funcionamento do site.

Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo:

• Cifrado em trânsito (TLS) e em repouso (AES-256).
• Controle de acesso com princípio de mínimo privilégio.
• Autenticação de dois fatores em contas críticas (AWS, MongoDB, sistemas internos sensíveis).
• Monitoramento contínuo da infraestrutura e processo de resposta a incidentes a cargo da equipe de engenharia.
• Revisões de segurança periódicas e provas de vulnerabilidade quando se introduzem mudanças relevantes na plataforma.
• Capacitação inicial e atualizações periódicas sobre práticas de segurança e privacidade para toda a equipe.

Detalhes adicionais estão descritos em nossa Política de Segurança da Informação.

Contamos com um processo interno para detectar, gerenciar e responder a incidentes de privacidade, incluídos acessos não autorizados, perdas ou divulgações indevidas de dados pessoais.

Frente a um incidente:

1. Registramos e avaliamos seu alcance e impacto.
2. Determinamos se corresponde notificar (ao cliente, aos titulares afetados ou às autoridades) e o prazo aplicável.
3. Notificamos por e-mail ou outro meio adequado, com a informação necessária para que cada parte possa tomar ações.
4. Levamos um registro dos incidentes detectados ou reportados, assim como das ações corretivas implementadas.

Quando os acordos com nossos fornecedores o preveem, exigimos que nos reportem qualquer divulgação não autorizada, real ou suspeita, sobre dados pessoais que houvéssemos transferido. Se um fornecedor descumprir, tomamos as medidas corretivas correspondentes.

Qualquer pessoa pode nos contatar por consultas, reclamações ou disputas relacionadas com privacidade escrevendo para dpo@selenios.com.

Temos um processo interno para:

• Receber e registrar cada consulta ou reclamação.
• Investigar e resolver em um prazo razoável.
• Documentar a resolução e comunicá-la ao solicitante.
• Reportar à direção os resultados de revisões de cumprimento e implementar planos de remediação quando se identifiquem problemas.

A direção revisa pelo menos anualmente o cumprimento desta Política e os controles associados, para verificar sua efetividade, adaptá-los a mudanças regulatórias e mantê-los alinhados com nossas operações. Os achados relevantes se documentam e os planos de ação se executam em prazos razoáveis.

Esta Política pode ser modificada para refletir atualizações em nossos serviços ou mudanças regulatórias. As mudanças significativas se notificam aos usuários com antecedência razoável através dos canais habituais (e-mail e publicação no site). O uso contínuo do serviço após a entrada em vigência implica a aceitação da versão atualizada.

As versões anteriores se conservam internamente.

Para qualquer consulta sobre esta Política ou sobre o tratamento de seus dados pessoais:

Zeder LLC
16192 Coastal Highway, Lewes, DE 19958, USA
E-mail: dpo@selenios.com